Was ist Microsoft Teams
Microsoft Teams ist eine moderne, zentrale Informations- und Kommunikationsplattform, welche alle Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten vereint. Wo man früher eigene Dateiablageserver, diverse Chat- und Kommunikationslösungen, Netzwerksysteme, Besprechungsräume und vieles mehr im Unternehmen vorhalten musste, reicht es heute aus, sich mit Microsoft Teams zu beschäftigen.
Ist Microsoft Teams kostenlos?
Die App selbst ist bereits in einem kostenlosen Microsoft-Konto mit eingeschränkten Funktionen verfügbar. Die Lizenzen von Microsoft 365 starten mit der Business Basic Lizenz. So richtig produktiv wird es allerdings erst mit der Business Standard Lizenz. Mit dieser Lizenz lassen sich dann auch die Apps wie gewohnt auf dem Computer installieren. Ab diesen Abo-Modellen erhält man die Möglichkeiten eigene Teams anzulegen und zu verwalten, sowie zusätzliche Microsoft 365-Apps in Teams zu integrieren. Weitere Infos und eine Versions- und Preisliste findest du unter https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products?market=de
Was sind die Hauptbestandteile von Microsoft Teams
Elementare Bestandteile von Microsoft Teams sind unter anderem die Chat- und Besprechungsfunktion für Onlinemeetings. Diese Funktionen sind auch in der kostenlosen Version nutzbar.
Um effektiv mit Teams arbeiten zu können, empfiehlt es sich ein monatliches Abo abzuschließen, denn dann erhält man neben den üblichen Office-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint auch den vollen Funktionsumfang von Microsoft Teams sowie diverse andere, sehr hilfreiche Applikationen und Services aus dem Microsoft 365 Ökosystem.
Diese Grundfunktionen sollte jeder Handwerksbetrieb nutzen
Chat
Die Chat-Funktion ist ähnlich wie WhatsApp oder andere Messenger. Allerdings lassen sich auch in einem Gruppen- oder privaten Chat Apps hinzufügen und Dateien austauschen. Auch die Formatierungsmöglichkeiten von Chatnachrichten helfen dabei die wesentlichen Kernbotschaften deutlich hervorzuheben. Es wird jedoch nicht empfohlen lange Diskussionsrunden im Chat auszutragen, da diese Chats nicht themenbezogen sind und so die besprochenen Dinge oftmals in Vergessenheit geraten und nur schwer wieder gefunden werden können. Hier empfiehlt es sich die nachfolgend aufgeführte Kanal-Kommunikation zu nutzen. Es gibt in Teams sogar eine Walkie-Talkie-Funktion, die gerade auf größeren Baustellen zur direkten Kommunikation der Mitarbeiter untereinander einfach genutzt werden kann.
Kanalisierte Kommunikation
In Microsoft Teams gibt es Organisationseinheiten, Teams, Kanäle und Beiträge.
Organisationseinheiten – Das Firmengebäude
Die eigene Organisationseinheit kann man mit dem eigenen Firmengebäude oder Firmengelände vergleichen. Wechselt man zu einer anderen Organisationseinheit, dann betritt man „fremdes Territorium“ als Gast und wird auch als dieser gekennzeichnet.
Teams – Die Etage
Ein Team in Microsoft Teams – wir sprechen oft von Teams-Teams – ist ein wie eine separate Etage ein „separates Projekt“ innerhalb einer Organisationseinheit. Zum Beispiel das eigene Unternehmen. Es kann aber auch ein Projektteam, zum Beispiel ein Bauprojekt sein, oder eine Abteilung wie z.B. die Finanz- und Lohnbuchhaltung, etc. In ein Team können sowohl eigene Mitarbeiter als auch externe Gäste, Kunden oder Partnerunternehmen eingeladen werden. Zu erwähnen ist jedoch, dass jedes Mitglied in einem Teams-Team alle offenen Kanäle und alle Mitglieder sieht. Das mag für interne Teams nicht weiter von Bedeutung sein, man sollte sich jedoch genau überlegen, ob es Sinn macht alle Kunden oder Geschäftspartner in ein Team einzuladen. Hier wurde von Seiten Microsoft schon angekündigt, dass es demnächst auch für externe Teilnehmer separate, private Kanäle innerhalb von Teams-Teams geben wird.
Kanäle – Die Räume
Wenn man ein Teams-Team, also ein Projektteam, mit einer Etage vergleichen möchte, dann ist ein Kanal wie ein Raum auf dieser Etage. Einzelne Räume können entweder für alle oder nur für gewisse Personen zugänglich gemacht werden. Letztere erkennt man in Teams an einem kleinen Schlosssymbol hinter dem Kanalnamen. In einem Kanal kann über ein Thema innerhalb des Projekts, dem Teams-Team, diskutiert und alle relevanten Themen besprochen werden. Um ein neues Thema zu starten, erstellt man einen Beitrag.
Beiträge – Die schwarzen Bretter an den Wänden der Räume
Wenn wir in dem Beispiel bleiben, dass ein Teams-Team eine Etage und ein Kanal ein Raum ist, dann sind die Beiträge große schwarze Bretter innerhalb der Räume, auf denen jeweils zu einem Thema zielgerichtet diskutiert werden kann. Jede Antwort kann man sich als eigenen kleinen Post-It-Zettel vorstellen, den man dem schwarzen Brett anhängt.
Wer Microsoft Teams also richtig nutzt, wird schnell feststellen, dass die unternehmensinterne E-Mail-Flut schnell der Vergangenheit angehört.
Zusatzfunktionen in Microsoft Teams
Neben den eben erwähnten Grundfunktionen bietet Microsoft Teams jedoch unzählige weitere Funktionen und Applikationen an. Am häufigsten werden Applikationen genutzt, welche in die einzelnen Kanäle integriert werden können.
Kalender
So lässt sich zum Beispiel für jeden Kanal ein eigener Kalender hinzufügen. Termine, welche in diesen Kalender eingetragen werden, erscheinen im persönlichen Kalender jedes Kanalmitglieds. Termine, die den gesamten Kanal betreffen, werden also in den Kanalkalender eingetragen und müssen nicht explizit an alle Kanalmitglieder versendet werden.
Aufgabenboards
Ebenso wie ein Kalender werden Aufgabenboards, Plannerboards hinzugefügt. Das kann man sich wie ein schwarzes Brett vorstellen, auf das für jede Aufgabe ein Post-it geklebt wird. Über diese Boards lassen sich die anfallenden Aufgaben pro Kanal strukturieren und gemeinsam im Team bearbeiten oder einzelnen Personen zuweisen. Gut zu wissen: Alle Aufgaben, die in Microsoft Teams einer Person zugewiesen wurden, erscheinen auch im ToDo der jeweiligen Person. ToDo- ist wiederrum eine Microsoft-App zur eigenen Aufgabenverwaltung. Das macht das Thema Selbstmanagement noch einfacher.
Weitere Apps in Microsoft Teams integrieren
Die Liste an integrierbaren Apps für Microsoft Teams wird jeden Tag länger. Die vorhandenen Apps werden jeden Tag verbessert und erweitert. Längst lassen sich nicht nur Microsoft-Apps wie Word, Excel, OneNote und PowerPoint integrieren, sondern auch Apps von Drittanbietern wie Datev, SalesForce, SAP uvm. Durch die gezielte Integration werden zusätzliche Insellösungen fast obsolet.
Microsoft Teams Herunterladen
Wie schon erwähnt, ist die kostenlose Version von Microsoft Teams bereits in jedem (kostenlosen) Microsoft-Konto enthalten. Nutzt du lediglich das kostenlose Microsoft-Konto, kannst du die Browser-Version von Teams unter https://teams.live.com aufrufen.
Um die App mit einer aktiven Microsoft 365 Lizenz zu nutzen, gibt es mehrere Möglichkeiten:
Als installierte App auf PC oder Mac. Unter folgendem Link https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/download-app findest du den Download-Link von Microsoft Teams direkt von der Webseite
Browser
Einfach unter https://teams.microsoft.com mit seinem Microsoft-Konto anmelden und man gelangt in die Onlineversion von Microsoft Teams. Wer noch kein Microsoft-Konto hat, kann sich über den gleichen Link ein kostenloses Microsoft-Konto anlegen.
Download
Als installierte App auf PC oder Mac. Unter folgendem Link https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/download-app findest du den Download-Link von Microsoft Teams direkt von der Webseite von Microsoft.com
App- & Playstore
Auf Tablet oder Smartphone über den App-, bzw. Playstore. Teams ist ebenso auf allen mobilen Geräten verfügbar und kann uneingeschränkt genutzt werden. Einfach auf diesen Link klicken und die richtige App downloaden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/download-app#office-CustomSpacingTemplate-uoh60pc
