Microsoft 365 im Einsatz in Handwerksbetrieben

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Es gibt Vorgänge in allen Betrieben, die auf unterschiedlichste Art und Weise bearbeitet werden. Doch im Prinzip dreht es sich immer und das gleiche: Information und Kommunikation. Briefe, Tabellen, E-Mails oder Projektdokumente und Dateien müssen irgendwie gemanagt und bearbeitet werden. Dabei genügt es nicht, diese Daten und Informationen innerhalb des eigenen Betriebes und auf den Baustellen fix (zum Teil rechte- und rollenbezogen unterschiedlich) auffindbar vorzuhalten und zu bearbeiten, sondern es müssen immer mehr externe Geschäftspartner und Kunden in die Prozesse miteinbezogen werden. Das erfordert neue Technologien und Arbeitsweisen sowie Mitarbeiterqualifizierungen.

Microsoft Office ist zu Microsoft 365 herangewachsen

Wenn man von Microsoft Office spricht, denken die meisten Menschen direkt an Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Doch Microsoft Office hat sich in der letzten Zeit zu einem echten Allrounder weiterentwickelt. Das Cloudbasierte Office-Management-System bietet eine scheinbar unendliche Anzahl an Lösungen und Möglichkeiten. Über 40 Apps und Systeme warten darauf vom Anwender genutzt zu werden. Diese Apps beinhalten neben den Standardanwendungen immer mehr Programme zur Kollaboration und zur unternehmensinternen- aber auch unternehmensübergreifenden Kommunikation.

Microsoft 365 bereits ab der Installation eine höhere Produktivität

Leider hört sich das zu schön an, um wahr zu sein. Denn wer die Apps und Systeme des Cloud-Systems falsch nutzt, erreicht genau das Gegenteil. Prozesse werden unnötig kompliziert oder enden in Zusatzaufwand, Frustration und Fehler. Das Einarbeiten in alle 40 Apps, um dann nach langer Zeit endlich zu wissen, dass es im Wesentlichen und betriebsspezifisch auf 6 oder 7 Apps ankommt, kostet Zeit, Geld und Nerven.

Setzt man diese Tools jedoch gezielt ein, lassen sich viele Bearbeitungsschritte einsparen, die vorher aufwendig auf Papier erfasst oder durch Zwischenspeichern oder mittels manuellen Bearbeitungsschritten von einem oder mehreren Mitarbeitern erledigt werden mussten. Mit ausgewählten MS 365 Apps lassen sich Arbeitsabläufe einfach digital abbilden, signifikant effizienter abwickeln und im Handwerksunternehmen ergonomisch etablieren.

Ab welcher Größe des Handwerksbetriebes lohnt sich der Einsatz von Microsoft 365?

Durch die geringen Kosten – aktuell ist das kleinste Paket für ca. 4€ pro Benutzer/Monat zu haben – ist die Einstiegshürde sehr gering. Um ein effektives Arbeiten mit Microsoft 365 zu ermöglichen ist es rein theoretisch sogar machbar, mit nur einer Lizenz alles zu ermöglichen (Mit Werbebannern in den Browser-Apps für die kostenlosen Microsoft-Accounts). Wir empfehlen jedoch, dass mindestens jeder Büronutzer die Business Standard Lizenz haben sollte (ca. 10,50€ pro Benutzer/Monat).  Damit lassen sich alle Apps auch lokal und auf bis zu 5 Endgeräten installieren. Die Größe des Unternehmens spielt also nur eine geringe Rolle, denn auch als Einzelunternehmen mit keinen Angestellten bietet die Software durch die Automatisierung zahlreiche Vorteile. So können zum Beispiel Kundenanfragen automatisiert beantwortet und für den Betriebsinhaber aufbereitet werden.

Digitale Automatisierung in Handwerksunternehmen mittels Microsoft 365

Die Möglichkeiten Prozesse digital zu automatisieren ist fast unbegrenzt. So gut wie jedes Szenario ist denkbar und mit etwas KnowHow auch umsetzbar. Ein schönes Beispiel wäre die Materialanforderung vom Mitarbeiter auf der Baustelle bis zur Rechnungsbezahlung.

Schauen wir uns den Prozess doch mal an einem Beispiel im Detail an.

Beispielhafter Bestellprozess in einem Handwerksunternehmen

  1. Mitarbeiter ruft im Büro an und meldet, dass er Material braucht
  2. Büro erfasst die Materialanforderung im Computer
  3. Büro leitet die Materialanforderung an den Bestellberechtigten (Projektleiter / Chef) weiter
  4. Der Bestellberechtigte genehmigt die Bestellung
  5. Das Büro sendet eine Bestellung an den Lieferanten

Dieser vereinfachte Prozess läuft so, oder so ähnlich, abertausende Mal in Deutschland ab. Teilweise sind drei oder vier verschiedene Mitarbeiter in diesen Prozess involviert. Das kostet Ressourcen und letzten Endes auch Geld.

Schauen wir doch mal, wie er digital abgebildet werden könnte.

Digitalisierter Bestellprozess in einem Handwerksunternehmen

  1. Mitarbeiter erfasst über sein Smartphone eine Bestellung welche vom System geprüft und einsortiert wird
  2. Der Bestellberechtigte erhält z.B. eine Pushnachricht und genehmigt diese Bestellung
  3. Die Bestellung wird dem Büro bestellfertig vorgelegt und kann an den Lieferanten gesendet werden

Auf den ersten Blick sparen wir uns hier schon zwei Schritte. Doch der Nutzen ist nicht nur, dass hier echte Arbeitszeit gespart wird, sondern auch, dass man Fehler im Bestellprozess vermeiden kann und wird. Versteht das Büro den Mitarbeiter auf der Baustelle, auf der es teilweise laute Hintergrundgeräusche gibt, richtig, oder werden aus zweihundert schnell dreihundert Einzelteile?

Hilfestellung beim Einrichten digitaler Geschäftsprozesse im Handwerksunternehmen

Dieses Beispiel ist nur eines von vielen Praxisbeispielen, welche wir in unserem MeisterWerker-Team mit Handwerksbetrieben entwickelt haben und präsentieren können.  Mit Sicherheit sind auch hilfreiche Tipps für Sie dabei!

Deswegen: Machen Sie mit und werden Sie auch zum MeisterWerker365!

 

Ein Beitrag von:

Michael Hoen

Michael Hoen

KI-Trainer und Projektleiter beim eBusiness-KompetenzZentrum in Kaiserslautern. Federführend im Projekt MeisterWerk365 und Ansprechpartner für alle Fragen rund um Microsoft 365 in Handwerksbetrieben

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